Claves para cumplir eficazmente con el régimen SEM en Panamá y revisión post-presentación, para evitar sorpresas.
Panamá exige a las empresas acogidas al Régimen SEM (Sedes de Empresas Multinacionales) demostrar, anualmente, que sus operaciones tienen contenido económico real en el país. Esto implica evidenciar la ejecución de actividades, contar con personal idóneo, mantener una presencia física adecuada, y generar gastos proporcionales a sus ingresos.
De la experiencia, al haber brindado un sin número de asesorías en la elaboración de Informes de Sustancia SEM, que plantean varios desafíos técnicos comunes para muchas empresas del régimen, se nos permite compartir reflexiones claves para cumplir adecuadamente con los requisitos de sustancia:
1. Licencia vs. realidad operativa: la sustancia prevalece.
En ocasiones, una empresa mantiene listada una actividad en su licencia SEM que ya no ejecuta operativamente. Esto puede suceder incluso si la eliminación formal de esa actividad ante la Secretaría Técnica ocurre meses después del cierre fiscal.
Punto clave: Si una actividad no fue ejercida durante el período reportado, no debe incluirse en el informe, aunque aún figure en la licencia. Lo que se reporta es la realidad económica, no el historial de autorizaciones. Una nota aclaratoria puede fortalecer esta postura y evitar observaciones por parte de la autoridad.
2. ¿Es válido operar con una sola persona?.
Algunas oficinas SEM mantienen estructuras muy reducidas, operando con un solo colaborador extranjero y sin personal local, ni subcontratación. Aunque esto es legalmente posible, debe ser cuidadosamente justificado en el informe.
Recomendación: Explicar por qué no se requiere más personal, con base en la naturaleza limitada y especializada de las actividades. Incluir contratos, funciones detalladas, reportes y evidencias de cumplimiento permite demostrar que se alcanza el nivel adecuado de sustancia exigido por el Decreto Ejecutivo 241 de 2020.
3. Gastos operativos: más allá del monto.
Los gastos deben estar alineados con los servicios que se prestan, tanto en volumen como en concepto. No se trata solo de cumplir con un monto arbitrario, sino de que los egresos estén debidamente soportados y guarden coherencia con la actividad declarada.
Acciones sugeridas:
- Clasificar y documentar cada gasto (honorarios, arrendamiento, viajes, capacitación, etc.).
- Conservar contratos, facturas y registros de retenciones.
- Asegurarse de que los gastos respondan a funciones sustantivas, no solo administrativas.
4. Tercerización: si no aplica, explíquelo.
Si no hay servicios subcontratados, es importante marcarlo expresamente en el informe y añadir una nota breve que justifique esta ausencia.
Ejemplo:
“No se cuenta con personal subcontratado, dado que las actividades han sido ejecutadas directamente por el personal autorizado bajo la licencia SEM.”
Este tipo de declaraciones anticipadas disminuye el riesgo de observaciones o requerimientos posteriores.
5. Otros elementos que fortalecen el informe.
- Seguro médico: Asegurarse de incluir la póliza vigente del personal extranjero, indicando la cobertura y si hay o no dependientes.
- RSE y tecnología: Aunque no son obligatorios, la participación en actividades locales o alianzas académicas transmite compromiso con el país.
- Accesos institucionales: Facilitar los accesos a los portales InfoSEM y e-Tax a los asesores mejora el control y coherencia del reporte con otros registros oficiales.
Conclusión
La preparación de un informe SEM no debe limitarse a llenar un formulario, sino que debe ser el resultado de una estrategia bien documentada que refleje la operación real y cumpla con los requisitos normativos. En el Régimen SEM, la transparencia y la sustancia son la base para mantener los beneficios fiscales y evitar riesgos de revocatoria o sanciones.
¿Eres parte del régimen SEM y tienes dudas sobre si tu empresa cumple con los requisitos de sustancia? ¿Requieres de una Revisión Post-Presentación y evitar sorpresas?
Escríbenos. Podemos ayudarte a evaluar, redactar y blindar tu informe con base técnica y normativa sólida.
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